CMS vereinfachen das Erstellen und Administrieren von Online-Inhalten wie Texte, Bilder, News, Werbebanner, etc. Sie werden zumeist für Webseiten mit hohem Informations- und Aktualitätsgrad wie Online-Zeitungen, Informationsportale, Firmenportale oder Intranets eingesetzt.

Dabei zeichnen sich Content Management Systeme durch die folgenden Merkmale aus:

• Strikte Trennung von Inhalt und Layout : Im Gegensatz zu statischen Webseiten werden die Inhalte (Texte, Bilder, Videoclips etc.) sowie die Formatvorlagen (Templates) in einem CMS separat gespeichert. Wenn eine entsprechende Webseite aufgerufen wird, wird diese dynamisch generiert, indem in ein entsprechendes Template die verschiedenen Inhalte geladen und angeordnet werden.
• Komponenten-Management : In Content Management Systemen werden die einzelnen von den Autoren gelieferten Inhalte mit Metadaten versehen und in einer Komponenten-Datenbank (content component database) abgelegt. Redakteure können nun aus diesen einzelnen Komponenten (Texte, Bilder, ...) Artikel zusammensetzen, die dann publiziert werden können.
• Workflow-Management : Ein CMS bietet Mechanismen, die eine Definition und Kontrolle des Workflows (Ablauf der Arbeitsschritte) ermöglichen. So werden die von den Redakteuren zusammengesetzten Artikel vom Chefredakteur überprüft, bei Bedarf redigiert und von diesem für die Online-Publikation freigegeben. Die auf der Webseite publizierten Artikel bleiben für eine bestimmte Zeit online und werden nach Ablauf dieser Zeit im Archiv abgelegt.

Abb. 1: Schema eines Content Management Systems

Bei Content Management Systeme lassen sich bereits eine Vielzahl von typischen Funktionen unterscheiden, die mehr oder weniger zum Standard – und damit zum Charakteristikum – von Content Management Systemen zu zählen sind:

• Beschaffung und Erstellung von Inhalten,
• Präsentation und Publikation von Inhalten,
• Aufbereitung und Aktualisierung von Inhalten,
• Management und Organisation von Inhalten,
• Verteilung und Integration von Inhalten,
• Verarbeitung von Inhalten (Workflow) und
• Wiederverwendbarkeit von Inhalten.

Darüber hinaus verfügen CMS über Funktionen zur Personalisierung von Online-Inhalten. So können sich beispielsweise Besucherinnen einer Webseite anmelden, ein Interessenprofil hinterlegen und haben dann die Option, sich nur dem Profil entsprechende Inhalte anzeigen zu lassen. CMS verfügen darüber hinaus über Funktionen zur Qualitätssicherung und Content-Syndication (Austausch von Inhalten zwischen Webseiten). Dabei wird XML immer mehr zur Muttersprache des Content Management, da diese die Kernfunktionen eines CMS hervorragend unterstützt.

Ein wichtiger Aspekt ist zudem die Frage der Wiederverwendbarkeit von Inhalten. Inhalte können bei Content Management Systemen auf der Ebene der Content-Komponenten (Texte, Bilder, Videoclips etc.) wiederverwendet werden. Eine Content-Komponente kann in mehreren verschiedenen Artikeln verwendet werden, die wiederum von vielen verschiedenen Besuchern einer Webseite gelesen werden. 
Im Bildungsbereich haben CMS bisher eher wenig Beachtung gefunden. Es ist jedoch zu erwarten, dass sich dies in Zukunft ändern wird, weil die immer stärker anwachsende Menge webbasierter Inhalte nicht nur erstellt, sondern auch gepflegt, (neu) strukturiert, für andere Zielgruppen adaptiert und aktualisiert werden muss.

Auch das Portal e-teaching.org wird mit Hilfe eines CMS erstellt. Wir haben uns für das Open Source System Plone (www.plone.org) entschieden, da es zum einen eine breite Palette an Funktionen zur Unterstützung des Redaktionsprozesses mitbringt und zum anderen durch den offen zur Verfügung stehenden Quellcode spezifische Erweiterungen implementierbar sind, die einen breiten Einsatzbereich des Portals unterstützen. Die folgende Abbildung zeigt die Redaktionsansicht des Portals e-teaching.org – die Nutzeransicht kennen Sie ja bereits!

Abb. 2: Redaktionsansicht in Plone. Mehr Informationen zu Plone finden Sie im Steckbrief

Weitere empfehlenswerte Open Source Content Management Systeme sind Typo3 (Steckbrief), Joomla (Steckbrief) und Drupal (Steckbrief).

Bei einer umfangreichen Webpräsentation, die häufig bearbeitet wird, stellt sich meist das Problem zahlreicher ungültiger Hyperlinks. Diese entstehen, wenn das Zieldokument gelöscht, umbenannt oder verschoben wurde. Die Pflege einer Webseite kann durch so genannte Linkchecker unterstützt werden. Diese Programme durchsuchen eine Webseite nach ungültigen Verweisen und stellen diese in einer Liste zusammen. Ein Beispiel für einen solchen Linkchecker ist das kostenlose Produkt Xenu (Steckbrief).

Weiterführende Informationen

• Die Seite http://cmsmatrix.org/ bietet eine umfangreiche Liste von Content Management Systemen an, die miteinander verglichen werden können. Dabei werden neben generellen Aspekten wie Systemanforderungen und Funktionen auch sicherheits- und bedienungsrelevante Kriterien überprüft.
• Das Portal http://php.opensourcecms.com/ bietet zahlreiche Demoinstallationen zu kostenlos erhältlichen Content Management Systemen an. Interessierte können sich dadurch einen ersten Eindruck der Systeme und einen Einblick in deren Verwaltung verschaffen, ohne diese selber erst installieren zu müssen.
• Unter http://juicystudio.com/article/choosing-an-accessible-cms.php ist eine kleine englische Studie über die Zugänglichkeit und Benutzerfreundlichkeit von Content Management Systemen erreichbar. Hier werden einige beliebte Systeme daraufhin verglichen, wie sie von Personen administriert werden können, welche die grundlegenden Kenntnisse im Umgang mit graphischen Oberflächen, jedoch keine Kenntnisse über Auszeichnungssprachen wie HTML besitzen. Die Systeme werden dabei sowohl hinsichtlich der ausgegebenen Internetseiten für den Besucher, als auch hinsichtlich des Administrationsbereiches für den Administrator untersucht.