Tipps für den Arbeitsplatzrechner

Passwortschutz

Sie können Ihren Arbeitsplatzrechner vor dem Zugriff Unbefugter schützen, indem Sie einen passwortgeschützten Zugang einrichten. Dazu haben Sie mehrere Möglichkeiten:

BIOS

Um bereits das Laden des Betriebssystems eines Rechners durch Unberechtigte zu verhindern, können Sie auf der BIOS-Ebene ein Passwort installieren. Ohne Kenntnis des Passwortes ist es dann nur mit größerem Aufwand und Spezialkenntnissen möglich, das Betriebssystem zu starten. Wie Sie die entsprechende BIOS-Konfiguration vornehmen, entnehmen Sie der Beschreibung des Herstellers.

Bildschirmschoner

Eine einfache Möglichkeit, den Zugriff auf Ihren bereits gestarteten Rechner zu verhindern, während Sie für kurze Zeit den Raum verlassen, besteht darin, einen Bildschirmschoner zu verwenden und dessen Deaktivierung mit einem Passwort zu versehen, indem der Windows-Anmeldebildschirm angezeigt wird. Unter Windows XP klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf den Desktop. Im folgenden Dialogfenster wählen Sie den Reiter Bildschirmschoner, wählen über das Popup-Menü einen Schoner aus, bestimmen die Wartezeit und aktivieren das Feld Willkommensseite bei Reaktivierung. Wird nun der Rechner nach Aktivierung des Bildschirmschoners wieder benutzt, erscheint die Windows-Willkommensseite mit den eingerichteten Nutzerprofilen. Ist ihr Profil passwortgeschützt, kann es nur durch Eingabe dieses Passwortes aufgerufen werden. Um ein Profil mit einem Passwort zu versehen wählen Sie Systemsteuerung > Benutzerkonten. Klicken Sie auf Ihr Profil und legen unter Kennwort erstellen ein Passwort fest. Zur Konfiguration der Nutzerprofile sind Administratorenrechte notwendig; wenden Sie sich gegebenenfalls an das zuständige Servicepersonal. Bei älteren Windows-Versionen kann der Passwortschutz direkt über die Einstellungen des Bildschirmschoners eingerichtet werden.

Computer sperren

Eine weitere Möglichkeit, den gestarteten Rechner vor der Nutzung Unbefugter zu schützen, während man gerade nicht im Zimmer ist, besteht darin, den Rechner zu sperren. Dazu drücken Sie z. B. unter Windows XP die Tastenkombination Strg+Alt+Entf, um den Windows-Sicherheit-Dialog zu öffnen. Darin klicken Sie auf Computer sperren. Sie können das Betriebssystem wieder reaktivieren, indem Sie erneut die Tastenkombination Strg+Alt+Entf drücken und anschließend Ihr Anmelde-Passwort eingeben.

Sichere Passwörter

Bei der Wahl eines Passwortes sollte darauf geachtet werden, dass es nicht leicht zu erraten und nur Ihnen bekannt ist. Ein Ihnen zugewiesenes Passwort sollten Sie möglichst schnell ändern. Ein sicheres Passwort sollte aus mindestens acht Zeichen bestehen und weder Namen, Geburtsdaten oder Lexikoneinträge enthalten. Sie sollten neben Buchstaben auch Zahlen und Sonderzeichen verwenden und Ihre Passwörter regelmäßig ändern. Eine beliebte Methode, ein sicheres und trotzdem merkbares Passwort zu entwickeln, ist die so genannte Passphrase. Dabei werden die Anfangsbuchstaben eines beliebigen Satzes als Ausgangspunkt genommen und anschließend wird durch das Ersetzen einzelner Buchstaben durch Sonderzeichen und Zahlen ein geeignetes Passwort generiert. Beispiel: Aus dem Satz „Da steh ich nun, ich armer Tor!“ wird „DsiniaT“ und im folgenden „0s1n,1aT!“.

Datenschutz bei Windows XP

Das Betriebssystem Windows XP der Firma Microsoft ist unter Datenschützern in die Kritik geraten, weil es vom Nutzer unbemerkt Kontakt mit Microsoft-Servern aufnehmen und Daten übersenden kann. Bei diesen Daten kann es sich um datenschutzrechtlich bedenkliche Angaben wie die IP-Adresse, die verwendete Hardware oder sogar Daten aus geöffneten Dateien handeln. Das Abschalten der entsprechenden Funktionen können Sie an folgenden Stellen vornehmen:

• Automatische Aktualisierung deaktivieren: Systemsteuerung > Netzwerk und Internetverbindungen > Internetoptionen > erweitert
• Zeitsynchronisation deaktivieren: Systemsteuerung > Datum und Uhrzeit > Internetzeit
• Automatische Updates deaktivieren: Systemsteuerung > System > automatische Updates

Datenschutz bei der Textverarbeitung mit MS Word

In einem mit dem Textverarbeitungsprogramm Word der Firma Microsoft erstellten Dokument sind weit mehr Informationen gespeichert, als auf den ersten Blick zu sehen. Es werden eine Reihe von Metadaten wie Arbeitstitel, Autor, Lizenznehmer, Zeitpunkt der letzten Bearbeitung und letzter Bearbeiter gespeichert. Wurde das Dokument mit der Funktion „Änderungen nachverfolgen“ erstellt – sinnvoll bei der Bearbeitung eines Dokuments durch mehrere Autoren – können die Zwischenschritte auch nach Annahme oder Ablehnung aller Anmerkungen ohne großen Aufwand erneut sichtbar gemacht werden. Damit sind z. B. interne Arbeitsabläufe und verworfene Zwischenergebnisse für Außenstehende nachvollziehbar. Eine einfache Gegenmaßnahme ist das Abspeichern des Dokuments unter neuem Namen und die Weitergabe oder das Versenden ausschließlich als PDF - oder RTF -Dokument. Einen gewissen Schutz vor versteckten Informationen bieten auch die Maßnahmen, die von der zentralen Datenschutzstelle der Baden-Württembergischen Universitäten empfohlen werden. Microsoft selbst bietet einen ausführlichen Leitfaden zum Schutz vor persönlichen Daten in Word2003-Dokumenten sowie ein Plug-In zum Entfernen verborgener Daten aus Word-, Excel- und PowerPoint-Dokumenten (2003 und XP) an. Die Wirksamkeit dieser Maßnahmen ist jedoch umstritten und sollte im Einzelfall überprüft werden.

Datenschutz bei der Nutzung von PDF-Dokumenten

PDF -Dokumente bieten den Vorteil, dass sie durch Verschlüsselung vor unbefugtem Zugriff geschützt werden können. Das Öffnen des Dokuments ist dann nur durch Eingabe eines Passwortes möglich. Sie können für Funktionen wie Lese- und Schreibzugriff oder Drucken auch einzelne Rechte vergeben und so genau festlegen, wer welche Funktionen nutzen kann. Zusätzlich ist es möglich, ein PDF-Dokument mit einer Digitalen Signatur zu versehen.

Um im Programm Adobe Acrobat (Steckbrief) ein Dokument zu schützen, öffnen Sie das Dokument und wählen aus dem Hauptmenü Dokument> Sicherheit> Öffnen und Bearbeiten einschränken. In der folgenden Dialogbox können Sie festlegen, mit welchen Acrobat-Versionen das Dokument kompatibel sein soll. Zum Einrichten eines Passwortschutzes für das Gesamtdokument aktivieren Sie die Auswahlbox Kennwort zum Öffnen des Dokuments erforderlich und legen im Feld darunter das Passwort fest. Zusätzlich können Sie per Passwortvergabe die Erlaubnis einschränken, das Dokument zu drucken oder zu bearbeiten sowie die Möglichkeit unterbinden, Teile des Dokuments zu kopieren.

Neben dem Programm Adobe Acrobat gibt es auch kostenlose Programme, die das Verschlüsseln von PDF-Dokumenten ermöglichen, z. B. der beliebte PDF-Konverter FreePDF (Steckbrief). Im Apple-Betriebssystem Mac OS X sind entsprechende Funktionen bereits enthalten.

Sie können ein PDF-Dokument mit einer Digitalen Signatur versehen, um die Authentizität des Dokuments durch die Empfänger überprüfbar zu machen. Wählen Sie dazu im Programm Adobe Acrobat Als zertifiziertes Dokument speichern .... In den folgenden Dialogboxen werden Sie aufgefordert, weitere Angaben z. B. über die Art der Zugriffsrechte zu machen und eine persönliche Digitale Signatur auszuwählen. Es besteht die Möglichkeit, eine solche Signatur bei Adobe-Partnern anzufordern.

Neben dem Schutz vor unberechtigtem Zugriff ist auch eine sichere und übersichtliche Archivierung Ihrer Daten wichtig. Entsprechende Informationen haben wir für Sie im Bereich Datensicherung und –archivierung zusammengetragen.