PDF bietet Ihnen die Möglichkeit, ein Dokument so aufzubereiten, dass es immer in der von Ihnen festgelegten Form betrachtet und ausgedruckt werden kann. Dabei spielt es keine Rolle, mit welchem Textverarbeitungsprogramm Sie das Dokument ursprünglich erstellt haben. Sämtliche Layout-Vorgaben wie Zeilen- und Seitenumbrüche, Schriftarten und -stile, Grafikelemente (z. B. Logos) usw. bleiben erhalten. Allerdings sollte man das entstandene PDF-Dokument immer mit dem Ausgangsdokument vergleichen. Es können Fehler bei Sonderzeichen, Grafiken und speziellen Schriftarten auftreten.

PDF bietet darüber hinaus den Vorteil relativ kleiner Dateigrößen. Es ist daher gut geeignet, um ein Dokument über das Internet verfügbar zu machen.
Sie können in einer PDF-Datei auch Hyperlinks (anklickbare Verweise) zu Positionen innerhalb des Dokumentes (Lesezeichen) oder zu jeder beliebigen Webseite definieren. Darüber hinaus sind weitere technische Funktionen wie z. B. miniaturisierte Seitenvorschauen (sog. Piktogramme) möglich.

Die Kopiersicherheit Ihres Dokuments kann mit Hilfe des PDF erhöht werden. Während das Layout Ihres PDF-Dokuments nicht ohne weiteres von Dritten übernommen werden kann (anders als z. B. im Format eines Textverarbeitungs- und oder Layoutprogramms), kann der reine Text zur weiteren Verarbeitung kopiert werden. Sie können jedoch bei der Erstellung einer PDF-Datei diese Kopiermöglichkeit durch Auswahl entsprechender Optionen unterbinden.

PDF wurde von der Firma Adobe entwickelt, es handelt sich jedoch um einen offenen, mittlerweile weit verbreiteten Standard. Es setzt auf der vor allem im Printbereich weit verbreiteten PostScript-Seitenbeschreibungssprache auf, die ebenfalls von Adobe entwickelt wurde, und ersetzt diese dort nach und nach. Um eine PDF-Datei betrachten oder ausdrucken zu können, wird der Adobe Acrobat Reader benötigt. Dieser ist bereits auf sehr vielen Computern installiert und kann unter folgender URL kostenlos heruntergeladen werden:
http://get.adobe.com/de/reader/.

Auf dem Markt werden eine ganze Reihe von Programmen (sowohl kommerzielle als auch kostenlose) angeboten, die PDF-Dateien erzeugen können. Wir haben für Sie eine Liste mit Programmen zur Erstellung von PDF-Dateien zusammengestellt.

Die meisten dieser Programme verhalten sich nach der Installation im Prinzip wie ein Druckertreiber, d. h. sie ermöglichen die Erstellung einer PDF-Datei aus jeder beliebigen Anwendung, aus der man drucken kann. Wählen Sie den Menüpunkt "Drucken" und markieren Sie im folgenden Dialogfenster den entsprechenden Druckernamen. Die rechts zu sehende Abbildung zeigt das Dialogfenster unter Windows am Beispiel des kostenlosen Programms FreePDF.

Weitere Informationen:

• Die Universität Freiburg bietet ein Online-Tutorial zum Thema " Publizieren im PDF-Format " an, das viele Fragen rund um die PDF-Erstellung sowohl aus Nutzer- als auch aus Autorensicht behandelt.