Eine große Hilfe bietet die Aufstellung eines Projektplans, der die Aufgaben und Ziele der einzelnen Projektabschnitte definiert. Wenn möglich sollte dabei jede Phase ein sinnvoll abgeschlossenes, bewertbares und einzeln weiterverwendbares Produkt als Etappenziel definieren. Die Ablauf- und Terminplanung ermittelt dabei die logische und zeitliche Anordnung der Aufgaben. Terminliche Aussagen über das Projekt - wie Zwischen- und Endtermine, zeitlicher Rahmen - bilden zugleich die Basis für weitere Planungen des Ressourceneinsatzes. Der aktuelle Projektstatus kann tabellarisch über die Nennung der Meilensteine oder grafisch durch einen Netz- oder Balkenplan dargestellt werden. Zur Ausarbeitung stehen verschiedene Softwaretools wie z.B. MS Project zur Verfügung.

In dieser Vertiefung stellen wir Ihnen Methoden vor, die Ihnen die Zeitplanung erleichtern sollen.

Bei der weiteren Betrachtung wird unterschieden zwischen:
- Ablaufplanung: Festlegung der logischen Anordnung der Teilaufgaben vom Projektstart bis zum Projektende
- Fristen-/ Terminplanung: Zuordnung des Parameters Zeit zu der in der Ablaufplanung festgelegten Ablauffolge.

Methoden

Für die Planung des Projektablaufes und der Projekttermine stehen die folgenden Methoden zur Verfügung, die nach zunehmendem Informationsbedarf geordnet sind (Patzak & Rattay, 1998):

Im folgenden finden Sie weiterführende Informationen zu Meilensteinplaung, Balkendiagramm und Netzplan:

Meilensteinplanung

Ein Meilenstein ist nach DIN 69 900 ein "Ereignis besonderer Bedeutung". In einem Meilensteinplan werden die Zeitpunkte für diese Ereignisse - der Abschluss einer Projektphase oder Aufgabe - festgehalten. Er dient der Darstellung der Projektlaufzeit und der zeitlichen Anordnung der Vorgänge.

Die Meilensteine werden chronologisch in Listenform mit den jeweiligen Endterminen erfasst. Die logischen Verknüpfungen und Abhängigkeiten der einzelnen Projektschritte gehen daraus jedoch nicht hervor. Für die grafische Darstellung von Ablaufstrukturen in ihrer logischen und zeitlichen Aufeinanderfolge eignet sich der Netzplan besser (Marzi 2002).

Wichtig ist, dass Sie die Meilensteintermine so setzen, dass Sie in einem sinnvollen Verhältnis zu externen Rahmenbedigungen stehen, wie zum Beispiel dem Vorlesungsbeginn.

Balkenplan

Der Balkenplan wird auch nach dem von Lawrence Gantt um 1900 erfundenen System zur Kontrolle von Arbeitsleistung Gantt-Diagramm genannt und dient der Darstellung der Laufzeit und der zeitlichen Anordnung der einzelnen Projektaufgaben.
Die Balken werden je nach Dauer, Anfangs- und Endpunkt in einen Kalender eingetragen. Innerhalb des Balkenplanes kann eine Zuordnung nach Mitarbeitern oder Tätigkeiten erfolgen. Mit Hilfe eines Ist- und eines Soll-Balkens kann der aktuelle Projektstand kontrolliert werden. Da der Balkenplan nur die zeitliche Abfolge und nicht die logischen Abhängigkeiten der Vorgänge zeigt, eignet er sich mehr für die Grobplanung eines Projekts.

Netzplan

Innerhalb eines Netzplans wird das Projekt als Summe verschiedener Teilprojekte verstanden, die mit begrenzten Ressourcen - Mitarbeitern sowie Technik - umgetzt werden können. Wie in der Meilensteinplanung wird jedem Vorgang dabei eine voraussichtliche Dauer zugeschrieben, von der sich der frühste Endtermin ableiten lässt. Im Unterschied zum chronologisch aufgebauten Meilensteinplan wird im Netzplan das Gesamtprojekt in parallel zu bearbeitende Einzelvorgänge zerlegt. Ausgangssituationen, Zwischenergebnissse und der Endzustand stellen dabei Meilensteine dar, die üblicherweise als Kreise dargestellt werden.

Ein Netzplan besteht mindestens aus zwei Meilensteinen und einer Aufgabe und zeigt die gegenseitigen Abhängigkeiten zwischen den Vorgängen. Die Aneinanderreihung der Vorgänge, die für eine Abwicklung des Projekts zum frühest möglichen Termin wichtig sind, nennt man „kritischen Pfad“.

Ein Beispiel für Abhängigkeiten von komplexeren Vorgängen wird in der folgenden Grafik dargestellt: 

Im Beispiel kann „Aufgabe 2“ erst begonnen werden, wenn sowohl „Aufgabe 1“ wie auch „Aufgabe 3“ abgeschlossen sind. Aufgaben 1 und 3 stellen damit eine Vorbedingung für Aufgabe 2 und den Meilenstein „M2“ dar. Innerhalb eines Online-Projekts kann z.B. die Implementierung ins Internet erst erfolgen, wenn die Hauptnavigation und das Fein-Design der Internetseite abgestimmt und gestestet worden sind. Unabhängig davon kann „Aufgabe 4“ bearbeitet werden, z.B. die Zusammenstellung des Lehrinhalts.

Technische Hilfsmittel

• Doodle koordiniert die Suche nach Terminen, an denen mehrere Personen teilnehmen. Das macht Doodle vor allem für Personengruppen hilfreich, die über keinen gemeinsamen Terminkalender verfügen. Doodle ist webbasiert, eine Registrierung ist nicht nötig.
• Zoho Projects oder Basecamp gerhören zu einer Gruppe webbasierter Projektmanagement-Software, die bei der Zeitplanung und -abrechnung behilflich sein können, insbesondere, wenn Mitarbeitende in mehreren Projekten tätig sind. In einem zentralen Projektkalender können alle wichtigen Termine, wie Gruppensitzungen, festgehalten und koordiniert werden. Außerdem unterstützen diese Tools die Organisation und Koordinierung aktueller Aufgaben und die Übersicht über erledigte oder abgelaufene Aufgaben.