Verwaltung
Die Universität Bamberg hat mit der Einführung von FlexNow! vor zehn Jahren schon sehr früh auf Online-Selbstbedienungsfunktionen im Bereich Studium und Lehre gesetzt. Im Bereich der Verwaltungsdatenverarbeitung wurden in den vergangenen Jahren eine Vielzahl weiterer Selbstbedienungsfunktionen geschaffen und ausgebaut:
Personalisierte Chipkarte
Als erste bayerische Universität hat Bamberg eine personalisierte Chipkarte
als Studenten- und Dienstausweis eingeführt. Konzeptionell wurde, abgesehen
vom Aufdruck der aktuellen Gültigkeit im wiederbedruckbaren Bereich der
Karte, auf Selbstbedienungsstationen verzichtet. Entsprechende Funktionen
werden stattdessen effizient über Internet (z. B. Bescheinigungsdruck, s.
u.) oder über Einlesen von externen Daten (z. B. Rückmeldung via Bankdaten)
durchgeführt. Weiterhin wird die Karte zur Zugangskontrolle genutzt, eine
Bezahlfunktion wird zunächst im Mensabereich ermöglicht und später auf
Bibliothek und Kopierer ausgedehnt.
Einheitlicher Zugang
Mit dem ZUV-Portal existiert ein einheitlicher WWW–Zugang zu den Dienstleistungen der Verwaltung für Studenten und Mitarbeiter. Eingebunden ist neben Eigenentwicklungen auch das Prüfungsverwaltungssystem FlexNow!
Für Mitarbeiter stehen u. a. folgende Selbstbedienungsfunktionen zur
Verfügung:
- Einsicht in Kontostände und Einzelbuchungen
- Telefon- und Portoabrechnungen
- Büromaterialbestellung
- Hilfskraftverträge drucken
- Studenten- und Fachstatistiken
- Verwaltung von Lehrveranstaltungen
- Notenerfassung für Prüfungsleistungen
Studierenden stehen folgende Funktionen zur Verfügung:
- Belegung von Lehrveranstaltungen
- Prüfungsanmeldung
- Noteneinsicht
- Bescheinigungsdruck
- Druck von Parkerlaubnis/Erfassung Kfz-Kennzeichen
Authentifizierung
Die Authentifizierung erfolgt über einen zentralen Verzeichnisdienst, die
Autorisierung bei Studierenden über die in der Studierendenverwaltung
hinterlegten Daten. Bei Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern wird auf die im
Bereich Organisationsmanagement der Personalverwaltung hinterlegten Daten
zurückgegriffen, zusätzliche Administration fällt damit nicht an. Für
„Willenserklärungen“ der Studierenden werden zusätzlich flächendeckend TANs
(Einmalpassworte) verwendet.
Zusätzlich steht online eine Bewerberdatenerfassung basierend auf HIS-QIS
zur Verfügung. Dieses Produkt wurde nach Vorgaben der Universität Bamberg um
weitreichende Möglichkeiten zur Plausibilisierung ergänzt, so dass es
inzwischen flächendeckend für alle Studienfächer und Abschlüsse eingesetzt
wird. Seit Sommersemester 2006 werden auch Einschreibungen mittels
Onlineformularen durchgeführt. Dadurch ist eine signifikante Beschleunigung
des Verwaltungsvorgangs „Einschreibung“ realisiert worden. Der Student
erhält bei der Einschreibung am Schalter direkt seine personalisierte
Chipkarte sowie die zur Nutzung der Selbstbedienungsfunktionen nötigen Daten
wie Erstpasswort, Rechnerkennung und Tanliste.
Kosten- & Leistungsrechung
Im Rahmen der Einführung der Kosten- und Leistungsrechnung wurde die Einführung der Standardsoftware SAP beschlossen. Die Universität Bamberg vollzieht damit die Abkehr von der vollzugsorientierten Bewirtschaftung von Ressourcen, operative Einzelmaßnahmen werden durch integrierte Prozesse abgelöst und es steht eine konsolidierte Datenbasis für strategische Entscheidungen zur Verfügung. Wirtschaftlich durchführbar wird das Projekt durch das Angebot der TU München, die ihr seit Jahren bewährtes SAP-System als Ausgangsbasis zur Verfügung stellt. Auch mit zukünftigen Erweiterungen wird das Bamberger System über Transportmechanismen von der TUM versorgt. Weiterhin profitiert die Universität Bamberg von ihrer zentralen Verwaltungsstruktur.
Dokumentenmanagementsystem
Die Universität Bamberg ist eine von vier Pilothochschulen in Bayern, die in
diesem Jahr ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) einführen. Die
Konzeptionsphase ist abgeschlossen. Die Kerneinsatzgebiete werden sein:
- Abbildung der elektronischen Studierendenakte
- Unterstützung der dokumentenzentrierten Abläufe im Umfeld der
Hochschulleitung
- Abwicklung der Gremienarbeit
Die DMS-Einführung beginnt in der Zentralverwaltung, mittelfristig ist die Anbindung der Dekanate und Lehrstühle geplant.
Studium & Lehre
Im Bereich „Studium und Lehre“ gibt es im Augenblick kein integriertes
Produkt, welches eine Ablösung der bestehenden Lösungen rechtfertigt. Durch
die Neuausrichtung von FlexNow zum integrierten Prüfungs- und
Modulverwaltungssystem sind jedoch die für die Unterstützung des
studentischen Werdegangs erforderlichen Komponenten Student, Prüfungsordnung
und Modulhandbuch in einem Kern integriert. Sowohl die Schnittstelle zur
Studentenverwaltung als auch die zu den Campussystemen der Lehre sind
semantisch überschaubar und damit wirtschaftlich wartbar. Damit ist in
Bamberg eine effiziente Unterstützung bei der Verwaltung von
BA/MA-Studiengängen gewährleistet.
Als Führungsinformationssystem ist das an der Universität Bamberg entwickelte zentrale Data Warehouse CEUS im Einsatz. Hier werden Informationen aus den Bereichen Personal/Stellen, Bau/Raum, Mittel, Studierende sowie Prüfungen/Abschlüsse zusammengeführt. Auch CEUS wird im kommenden Jahr auf die Plattform SAP-BI überführt.