Häufig finden Gremien- oder Teambesprechungen auf dem Campus statt und einzelne Teilnehmende sind online dazugeschaltet. Im Rahmen von Forschungs- und Lehrprojekten möchten zudem oftmals Teams an verschiedenen Standorten synchron zusammenarbeiten. 

Der Aufbau und die optimale Ausrichtung von Kameras, Mikrofonen und Lautsprechern für Videokonferenzen dauern sehr lange. Laptops sind zwar sofort einsatzbereit und verfügen über die benötigten grundlegenden Technologien, jedoch sind sie für die Nutzung durch einzelne Personen, aber nicht für Gruppen ausgelegt. Mobile Videokonferenzanlagen bieten wiederum ein qualitativ solides und schnell aufzubauendes Setup, müssen allerdings über ein Laptop angeschlossen und in die Videokonferenz eingebunden werden. Da hierfür oftmals das Laptop einer Person aus dem Team verwendet wird, fehlt dieser Person das Gerät für die individuelle Nutzung, z.B. um während des Meetings Notizen zu machen oder etwas zu recherchieren. 

• Audioqualität: Der Audiokanal ist für die erfolgreiche Zusammenarbeit in Videokonferenzen der wichtigste Kommunikationskanal. Gleichzeitig ist eine hohe Audioqualität am schwierigsten zu erreichen, da Raumgröße und Anzahl der Teilnehmenden variieren. Die eingebauten Mikrofone und Lautsprecher von Laptops sind nicht geeignet, um die Sprachbeiträge mehrerer Teilnehmender gut aufzunehmen und laut genug wiederzugeben. Die Installation und optimale Ausrichtung externer Mikrofone und Lautsprecher kann aber sehr lange dauern.
• Videobild: Die eingebauten Webcams von Laptops sind nicht für Weitwinkelaufnahmen ausgelegt, um eine größere Gruppe aufzunehmen. Für Rundumaufnahmen, Weitwinkelaufnahmen oder den Wechsel zwischen verschiedenen Kameraeinstellungen, abhängig von der sprechenden Person, werden externe Kamerasysteme benötigt. Diese anzuschließen und zu verkabeln ist ein zeitlicher Aufwand.
• Kabelsalat: Das Anschließen externer Mikrofone, Kameras und Lautsprecher führt dazu, dass viele Kabel im Raum liegen, Stromanschlüsse belegt werden und die Verkabelung Zeit in Anspruch nimmt. Die Unordnung durch den Kabelsalat senkt die Atmosphäre im Raum, lenkt ab und kann so kreative Denkprozesse ausbremsen.
• Immersion: Die Wiedergabe von dazugeschalteten Teilnehmenden auf einem großen Bildschirm erhöht die Immersion während einer Konferenz. D.h. die anwesenden Personen haben eher das Gefühl, als ob die zugeschalteten Personen tatsächlich im Raum sind, wenn diese in Lebensgröße auf einem Display erscheinen.
• Interaktive Whiteboards: Für das gemeinsame Entwickeln von Strukturen wie Mindmaps, Skizzen oder Diagramme müssen Online-Whiteboards in eine Videokonferenz eingebunden werden. Damit die Teilnehmenden vor Ort ein natürliches Schreib- und Zeichengefühl erleben, können interaktive Whiteboards eingesetzt werden. Damit diese ihren vollen Funktionsumfang bereitstellen, müssen sie nahtlos in die Videokonferenz eingebunden werden, ohne dass mitgebrachte Laptops aufwändig verbunden oder gar zusätzliche Treiber installiert werden müssen.
• Umgebung aufzeichnen: Eine große Einschränkung vieler Videokonferenzen ist es, dass Teilnehmende zwar im physischen Raum zusammensitzen, sich aber auf die Handlungsmöglichkeiten des digitalen Raums beschränken müssen. Denn das Übertragen von Dokumenten, Sticky Notes oder anderen Unterlagen in den digitalen Raum ist meist sehr aufwändig und erfordert zusätzliches Equipment wie Dokumentenkameras oder auf klassische Whiteboards ausgerichtete Webcams. 

Jeder Campus sollte über Videokonferenzräume verfügen, die eine Videokonferenz unter optimalen Audio-, Video und Kollaborationsbedingungen ermöglichen, ohne dass eigene Geräte angeschlossen werden müssen. Ein Videokonferenzraum kann als normaler Besprechungsraum verwendet werden, erlaubt dabei aber jederzeit das Ausweiten einer Besprechung in den digitalen Raum. Dies kann geplant oder ad hoc geschehen.

Videokonferenzräume sind Besprechungsräume für unterschiedliche Gruppengrößen. Die Ausstattung mit Kameras, Mikrofonen und Lautsprechern sowie Displays und ggf. interaktiven Whiteboards hängt dabei von der Raumgröße und der maximalen Gruppengröße (vor Ort) ab. Bei großen Räumen sind mehrere Mikrofone und Lautsprecher erforderlich, die aufeinander abgestimmt sind.

Bei der Einrichtung des Raumes sollte die Akustik professionell geplant, gemessen und installiert werden. Der große Vorteil eines dauerhaft bestehenden Videokonferenzraumes ist es, dass die optimale Ausrichtung der Geräte einmalig erfolgt und somit ein größerer Aufwand hierfür einmalig betrieben werden kann. Für die optimale Übertragung und Wiedergabe von Audio und Video können im Raum zudem schallabsorbierende Elemente, eine auf die Kameraperspektiven abgestimmte Beleuchtung und verdunkelnde Vorhänge installiert werden.

Professionelle Videokonferenzsysteme erfassen die Sprechbeiträge von Teilnehmenden, auch wenn sich diese im Raum bewegen. Kameras können an der Wand oder an der Decke installiert werden. Dabei kann es sinnvoll sein, dass zwischen Kameras umgeschaltet werden kann oder Kameras automatisch auf die sprechende Person wechseln und ggf. zwischen Weitwinkel- und Nahaufnahme der sprechenden Person wechseln. Kameras können sich zudem automatisch drehen, wenn sich Personen im Raum bewegen.

Zusätzliche Kameras können installiert werden, um nicht nur Videobilder von sprechenden Personen zu übertragen, sondern bei Bedarf auch Arbeitsbereiche auf Tischen oder an Wänden aufzunehmen und so physische Artefakte in die Videokonferenz einzubinden. Interaktive Whiteboards für eine hybride Kollaboration sollten an einem fest installierten Rechner angeschlossen und direkt in die Videokonferenz dazugeschaltet werden.

Online teilnehmende Personen werden über einen oder mehrere große Displays im Raum per Video eingebunden. Wird eine Kamera direkt über oder unterhalb des Displays angebracht, entsteht der Eindruck einer direkten Ansprache, wenn sich Personen im Raum zum Bildschirm drehen und mit der dort zu sehenden Person kommunizieren. Der Bildschirm sollte sich dabei nicht im Rücken einzelner Personen im Raum befinden, sondern gut sichtbar in die Sitzanordnung integriert sein.

Abb. 2: Großer Bildschirm mit oberhalb angebrachter Kamera (Foto: Eva Backes/ Innovation Hub BergischesRheinLand)

Ein Videokonferenzraum muss nicht nur die Durchführung einer Videokonferenz offensichtlich als Dienstleistung anbieten. Auch das Starten einer Videokonferenz und das Einladen von Teilnehmenden muss niedrigschwellig und offensichtlich sein. Im Idealfall kann eine Konferenz durch einen Klick gestartet werden. Softwarebasierte Videokonferenzsysteme erlauben es oftmals, einen Raum als teilnehmende Ressource zu verwalten. Über ein Steuerungspanel können Konferenzen gestartet, Teilnehmende eingeladen und Raumbuchungskalender eingesehen werden.

• Häufig werden Videokonferenzräume hochwertig und teuer eingerichtet, doch niemand weiß, wie die technische Ausstattung bedient wird. Der Vorteil einer Videokonferenz, die über den eigenen Rechner läuft, besteht darin, dass benutzende Personen mit ihrem eigenen System bestens vertraut sind. Ein Videokonferenzraum beherbergt dagegen wechselnde Gäste, die nicht regelmäßig mit der bereitgestellten Technik arbeiten. Daher ist neben der hochwertigen Ausstattung und professionellen Installation auch darauf zu achten, dass die gesamte Raumfunktionalität selbsterklärend ist. Als Mindestanforderung sind visuelle Anleitungen und Hinweisschilder im Raum zu installieren. Digitale Panels und Erklärvideos können Nutzende zusätzlich unterstützen.
• Es bedarf zudem eines Wartungskonzepts. Wenn der Raum nicht verlässlich funktioniert, wird zukünftig gar nicht mehr der Versuch gestartet, eine Videokonferenz darin durchzuführen oder doch wieder auf das Equipment des eigenen Rechners als verlässliche Alternative zurückgegriffen.
• Je mehr Anschlüsse für eigene Geräte vorhanden sind, desto komplizierter wird das Einbinden in die Raumtechnik. Es sollte daher eine klare Möglichkeit geben, eigene Geräte mit dem Raumequipment zu verbinden. In der Regel sollten eigene Geräte jedoch nicht über Kabel in eine Videokonferenzsession gehen, sondern als eigene Teilnehmer hinzugeschaltet werden.
• Die Verkabelung sollte möglichst versteckt und nicht frei zugänglich sein, damit nicht aus Versehen ein Kabel umgesteckt wird und das gesamte System nicht mehr so funktioniert wie angedacht.
• Insbesondere aufgrund der hochwertigen Raumausstattung ist es ggf. wünschenswert, den Zugang zu den Videokonferenzräumen zu kontrollieren. Ein Raumbuchungssystem kombiniert mit einer Zugangskontrolle für den Raum, z.B. über einen individuellen Code für die Tür, kann hier sinnvoll sein.

• Die optimale Audio- und Videoqualität im Konferenzraum unterstützt eine gelingende Kommunikation aller Beteiligten und bildet die Grundlage für eine erfolgreiche hybride Kollaboration.
• Optimierte Beleuchtung und Akustikelemente können die Aufnahmebedingungen und damit das Kommunikations- und Kollaborationserlebnis in Videokonferenzen verbessern.
• Das Starten einer Videokonferenz geschieht jederzeit schnell und ohne Setup-Zeit.
• Der Raum ist auch für reguläre Besprechungen ohne Online-Teilnehmende geeignet. Wenn kurzfristig einzelne Teilnehmende doch auf die Online-Teilnahme wechseln, dann muss kein zusätzlicher Aufwand betrieben werden. Der Raum ist also von vornherein auf verschiedene Szenarien ausgelegt.
• Durch große Displays und hochwertige Lautsprecher wird ein immersives Konferenzerlebnis ermöglicht.
• Die Kollaboration verbessert sich, da ohne großen Aufwand Dokumente, Gegenstände und Visualisierungsmöglichkeiten des physischen Raums in die digitale Online-Konferenz eingebunden werden können.
• Videokonferenzräume auf dem Campus unterstützen die einfache Durchführung hybrider Formate in kleineren Vor-Ort-Gruppen, wie bspw. mündliche Videoprüfungen.

• Die hochwertige Ausstattung veraltet sehr schnell. Dadurch kann es sein, dass verschiedene Räume mit ähnlichen Geräten unterschiedlicher Generationen ausgestattet sind. Dies führt zu kleinen, oft irritierenden Unterschieden in der Bedienung. Regelmäßige Updates der Firmware sind daher ein Muss.
• Oft trauen sich Personen nicht, die Hardware zu benutzen. Dies liegt daran, dass in der Vergangenheit teils negative Erfahrungen hinsichtlich der Verlässlichkeit und Bedienfreundlichkeit von Videokonferenzsystemen gesammelt worden sind.
• Durch die feste Installation der Geräte ist das Mobiliar des Raumes weniger flexibel.
• Oft handelt es sich bei Videokonferenzräumen um Prestigeräume, die nicht allen Campusangehörigen zur Verfügung stehen.
• Die Ausstattung professioneller Konferenzanlagen ist um ein Vielfaches teurer als einfache Kameras, Mikrofone und Lautsprecher oder mobile Konferenzsysteme. 

Die folgenden Bilder zeigen verschiedene Videokonferenzräume. Neben einem großen Display verfügt jeder Raum über eine Kamera, Mikrofone und Lautsprecher.

Abb. 3: Videokonferenzraum an der TH Köln (Foto: Christian Kohls)

Abb. 4: Videokonferenzraum am Massachusetts Institute of Technology (Foto: Christian Kohls)

Abb. 5: Videokonferenzraum an der Universität von Virginia (Foto: Christian Kohls)