Es gibt vielfältige Gründe, einzelne Teilnehmende per Videokonferenz zu Lehrveranstaltungen hinzuzuschalten. Hybride Formate, bei denen ein Teil der Studierenden vor Ort und ein anderer Teil remote hinzugeschaltet ist, sind inzwischen gut erprobt. Gleichzeitig ermöglichen Videokonferenzen neue didaktische Szenarien wie z.B. standortübergreifende hybride Seminare oder hybride Gastvorträge. Doch meist sind an Hochschulen nur wenige Räume mit Videokonferenzanlagen ausgestattet.

Wenn nur wenige Räume für Videokonferenzen ausgelegt sind, erschwert dies die didaktische Planung, da ungewiss ist, ob eine Videokonferenz tatsächlich möglich ist. Zudem impliziert die Nutzung eines Videokonferenzraumes, dass in der Veranstaltung stets eine Zuschaltung per Videokonferenz möglich ist. Dies kann dazu führen, dass die Technologie übermäßig genutzt wird und die Veranstaltung allein aufgrund der technischen Möglichkeit entsprechend gestaltet wird.

• Begrenzte Anzahl von Videokonferenzräumen: Die Installation von Videokonferenztechnik in jedem Raum oder in vielen Räumen ist sehr kostspielig, zumal die Technologie oft nach wenigen Jahren nicht mehr aktuell ist. Bei festen Installationen wird zudem eine sehr hohe Qualität erwartet, so dass der Raum aufwändig ausgestattet sowie die Beleuchtung und der Raumklang optimiert werden müssen. Dies führt zu sehr hohen zusätzlichen Kosten, um geringe Qualitätssteigerungen hin zur Perfektion zu erreichen. Dieser Aufwand wird nur für wenige Räume betrieben, die meist nicht flexibel buchbar sind.
• Passende Raumgröße: Die Raumgröße für eine Veranstaltung sollte vor allem von der Teilnehmerzahl und den geplanten Aktivitäten abhängen und nicht von der Verfügbarkeit technischer Ausstattungen.
• Bedienbarkeit: Fest installierte Videokonferenzanlagen haben das Problem, dass sie oft nicht selbsterklärend sind. Aufgrund unterschiedlicher Hard- und Software, je nach Organisationseinheit unterschiedlichen Login-Regeln sowie verschiedenen Anschlussmöglichkeiten ist der erfolgreiche Einsatz schwer planbar. Für Gelegenheitsnutzerinnen und -nutzer erschließt sich die Bedienung oft nicht. Auch nach einer technischen Einweisung ist das Bedienwissen oft vergessen, wenn man ein paar Wochen später wieder in dem Raum ist. Die Angst, dass die Konferenz nicht erfolgreich klappt, ist eine große Hürde. Insbesondere einzelne negative Erlebnisse, bei denen das Aufsetzen einer Konferenz lange gedauert hat, führen zu Vermeidungsstrategien.
• Eigener Laptop: Viele Dozierende nutzen ihren eigenen Laptop in Lehrveranstaltungen. Mit diesem persönlichen Gerät sind sie gut vertraut und wissen auch, wie man eine Videokonferenz startet. Allerdings ist die technische Ausstattung eines Laptops nicht für Räume mit mehreren Teilnehmern ausgelegt. Lediglich in ganz kleinen Runden reichen die integrierten Mikrofone, Lautsprecher und Kameras aus.
• Zusätzliches Equipment: Für eine bessere Übertragungsqualität können externe Mikrofone, Kameras und Lautsprecher verwendet werden. Allerdings führt dies zu langen Setup-Zeiten, da alles verkabelt werden muss. Zudem sind auch diese externen Geräte nicht immer auf das Szenario einer Videokonferenz optimiert.
• Einander sehen und hören: Am wichtigsten ist die Übertragung des Audiokanals. Hier müssen alle Teilnehmenden gut aufgezeichnet werden. Extern dazugeschaltete Personen sind oft unterschiedlich gut zu hören, so dass auch mit variabler Soundqualität umgegangen werden muss. Zudem sollten die sprechenden Personen gezeigt werden. Dabei sind das manuelle Drehen und Einstellen einer Kamera (oder des Laptops) ablenkend.
• Echo vermeiden: Für eine bessere Übertragungsqualität schalten sich manchmal alle Teilnehmenden in einem Raum mit ihrem eigenen Laptop dazu. Dabei kann es schnell zu unbeabsichtigten Rückkopplungseffekten kommen, die sich sehr unangenehm anhören. Es ist also ein zusätzlicher Koordinierungsaufwand erforderlich.
• Ad-hoc: Es sollte möglich sein, Videokonferenzen ohne vorherige Planung zu starten. Dies kann z.B. sinnvoll sein, wenn einzelne teilnehmende Personen nicht anreisen können und spontan dazugeschaltet werden sollen. Auch das Hinzuschalten von externen Fachpersonen wird manchmal erst ein paar Tage vor der Veranstaltung bei Bedarf organisiert. Dann ist es für die Reservierung eines Videokonferenzraums passender Größe mit fest installierter Technik aber meist schon zu spät.

Mobile Videokonferenzanlagen wandeln kleine und mittelgroße Seminarräume ad hoc in einen Videokonferenzraum um. Ein mobiles Konferenzsystem ist eine integrierte Einheit, die an den eigenen Laptop der Dozentin oder des Dozenten oder an ein Leihgerät angeschlossen wird.

Die integrierte Einheit verfügt über Mikrofone, die auf die besondere Situation eines Konferenzraums optimiert sind und das Sprechen von verschieden Sitzplätzen gut aufnehmen können. Zudem verfügt die Einheit über leistungsfähige Lautsprecher und eine Kamera, die die gerade sprechende Person aufzeichnet. Dies kann durch eine 360-Grad-Kamera oder eine sich bewegende Kamera erfolgen. Die Wiedergabe des Videobildes der hinzugeschalteten Personen erfolgt in kleinen Gruppen über das Laptop-Display, in größeren Gruppen über einen (meist in allen Räumen vorhandenen) Projektor.

Die integrierten Einheiten sind kompakt und können in einem kleinen Koffer in jeden Raum transportiert werden. Wenn die Einheiten über einen zentralen Verleih bereitgestellt werden, erhöht sich die Nutzungshäufigkeit, so dass Dozierende mit dem System besser vertraut werden. Aufgrund der Nutzung des eigenen Laptops arbeiten die Dozierenden zudem mit der vertrauten Konfiguration des eigenen Systems.

• Die mobilen Konferenzanlagen funktionieren am besten, wenn sie in der Mitte des Raumes aufgestellt werden. Dozentinnen und Dozenten sitzen mit ihrem Laptop jedoch meist an einer Seite des Raums, z.B. vorne im Raum, wo sich auch entsprechende Anschlüsse für Strom, Beamer usw. befinden. Deshalb muss die Videokonferenzanlage eventuell durch ein etwas längeres Kabel mit dem Laptop verbunden werden.
• Auch wenn ein integriertes System die Aufbauzeit erheblich verkürzt, so sind doch ein paar zusätzliche Minuten einzuplanen.
• Die Videokonferenzanlagen funktionieren gut, wenn alle teilnehmenden Personen laut und deutlich sprechen. Es ist nicht erforderlich besonders laut zu sprechen, aber leise sprechende Personen sind oft schlecht zu hören.

• Eine mobile Videokonferenzanlage verwandelt kleine und große Seminarräume temporär in einen Videokonferenzraum. Somit kann fast jeder Raum zu einem Videokonferenzraum werden. Insbesondere für Seminare mit 10-25 Personen eignen sich die am Markt angebotenen Systeme sehr gut.
• Die integrierten Systeme sind sehr viel preisgünstiger als eine feste Installation. Die Qualität des Audio- und Videokanals ist dabei nicht so perfekt wie bei fest installierten Systemen, aber gut genug, um in kurzer Zeit eine angenehme Konferenzsituation entstehen zu lassen.
• Durch die Positionierung des Systems in der Mitte des Raumes entsteht für dazugeschaltete Personen oft sogar eine natürlichere Teilnahmesituation als bei fest installierten Systemen.
• Die praktische Handhabung ist vergleichsweise einfach und kann gut geschult werden. Hybride Szenarien lassen sich sehr viel einfacher umsetzen, so dass auch die Experimentierfreude wachsen kann.

• Die mobilen Videokonferenzanlagen eigenen sich nicht für sehr große Gruppen. Einige Systeme schalten zudem die teilnehmenden Personen im Raum stumm, wenn dazugeschaltete Personen sprechen, um Echo-Effekte zu vermeiden. Dies kann zu Anfang irritierend sein.
• Der Verleih der Videokonferenzanlagen muss organisiert werden. Hier ist zu überlegen, ob die Anlagen für eine einzelne Veranstaltung ausgeliehen oder bei häufiger Nutzung auch über einen längeren Zeitraum bereitgestellt werden können.
• Die Verkabelung der Konferenzanlage mit dem eigenen Laptop kann zu Kabelsalat und Stolperfallen im Seminarraum führen. Auf- und Abbau kosten dabei auch noch zusätzliche Zeit. Zudem müssen Stromanschlüsse gut im Raum positioniert sein.

Am Campus Gummersbach der Technischen Hochschule Köln wurden mehrere Meeting Owls angeschafft, die von Dozierenden ausgeliehen werden können. Die Meeting Owl integriert eine 360-Grad-Kamera, Mikrofone und Lautsprecher und kann sprechende Personen an verschiedenen Sitzplätzen aufnehmen und kleine Seminarräume vollständig beschallen. Für die Owl wurden spezielle Koffer angeschafft, so dass das Gerät handlich mit in den Seminarraum genommen werden kann. Die Owl wird sowohl in Lehrveranstaltungen mit bis zu 20 Teilnehmenden als auch in Gremiensitzungen eingesetzt. Vor der Beschaffung mehrerer Geräte wurde eine Testgerät in verschiedenen Settings ausprobiert.

Technisches Equipment sowie Tools für die Umsetzung hybrider Formate mit Videokonferenzsystem stellt auch die Hochschule Bonn-Rhein-Sieg in strukturierter Form vor. Die Übersicht zum technischen Aufbau und zur Durchführung hybrider Lehre bietet einen detaillierten Ablaufplan für die Installation der technischen Ausstattung und gibt zudem zahlreiche Tipps für eine erfolgreiche Durchführung von Videokonferenz-Veranstaltungen.

Die Hochschule Augsburg empfiehlt ihren Lehrenden als Tools für hybride Meetings sowohl Speakerphones, die (Raum-)Mikrofon und Lautsprecher kombinieren, als auch mobile Systeme, wie das Logitech Group Videokonferenzsystem oder die Meeting Owl. Für größere Räume wird dabei vorgeschlagen, zwei Meeting Owls miteinander zu kombinieren, um mit Kamerawinkel und Mikrofonen den Raum möglichst gut abzudecken.

Was alles für ein selbst zusammengestelltes Bring-Your-Own-Device-Setup für hybride Lehrveranstaltungen benötigt wird, beschreibt Mathias Magdowski von der Universität Magdeburg mit vielen praktischen Tipps in einem ausführlichen Beitrag auf seinem Blog. Sein „Hybridkoffer“ beinhaltet dabei nicht nur die Grundausstattung mit Mikrofonen, Lautsprecher und Kamera, sondern auch Lösungen für eine gute Beleuchtung, hilfreiche Software und geeignetes Equipment für den Transport werden vorgestellt.