Herr Raimann, Sie haben die Migration von Moodle auf ILIAS an der PHBern als Gesamtprojektleiter geplant und begleitet. Welches sind aus Ihrer Erfahrung die zentralen strategischen, organisatorischen und technischen Faktoren, welche es zu beachten gilt, wenn der Wechsel auf ein neues LMS vollzogen werden soll?

Marcel Raimann: Es wurde nicht nur Moodle abgelöst, sondern auch mehrere andere Tools, z.B. BSCW oder ein Wiki. Durch die Fülle und Vielfalt an Tools hatte sich die IT der PHBern bis anhin mit verschiedenen Systemen auseinandersetzen müssen, denn diese konnten nicht alle zusammen an das zentrale Verwaltungssystem angebunden werden. Mit der Ablösung durch ILIAS sollte alles vereinfacht und der Aufwand für die IT stark reduziert werden. Natürlich gab es infolge des Systemwechsels auch Änderungen in der Handhabung der einzelnen Funktionen, und entsprechend positive oder auch kritische Stimmen. Das Ersetzen mehrerer Systeme hatte im konkreten Fall für den Endbenutzer den Vorteil, nicht mehr verschiedene Oberflächen von Tools bedienen zu müssen, sondern alles über ILIAS finden zu können. Technisch war es somit eine Vereinfachung gegenüber der früheren Variante. Organisatorisch war es für das Projektmanagement jedoch nicht immer einfach, da sehr viele verschiedene Stakeholder unterschiedlicher Institute – mit jeweils unterschiedlichen Ansprüchen und Erwartungen – involviert waren.

Unter welchen Rahmenbedingungen haben Sie die Umstellung in Angriff genommen? Welche Anforderungen musste das neue LMS erfüllen und welche Vorgaben bezüglich Budget, Zeitplan, Ressourcen etc. gab es?

Marcel Raimann: Die Vorgaben waren anfangs nicht genau definiert. Es ging darum, die bestehenden Systeme zu ersetzen, worauf viele Gespräche mit den beteiligten Instituten und Personen geführt wurden. Dabei wurden einerseits die Möglichkeiten von ILIAS aufgezeigt, andererseits auch die Anforderungen seitens des Auftraggebers aufgenommen. Alle Anforderungen wurden geprüft auf ihre Umsetzbarkeit. Die ersten Monate nach Einführung von ILIAS wurde das LMS lediglich von einer kleinen Personengruppe eingesetzt, welche die Möglichkeiten und Funktionalitäten prüfte. Ab dem darauffolgenden Semester war ursprünglich der Testbetrieb durch eine etwas größere Resonanz-Gruppe geplant gewesen. Dies entfiel jedoch, denn der Auftraggeber entschied, alle Institute, welche ILIAS schlussendlich nutzen sollten, relativ rasch operativ einzubinden. Die alten Systeme wurden während einer Übergangszeit parallel weiter betrieben.

Welche Personen und Institute waren am Projekt beteiligt und wie haben Sie alle Stakeholder eingebunden?

Marcel Raimann: Beteiligt waren die verschiedenen an der PHBern angeschlossenen Institute, welche jedoch bis anhin relativ selbständig Entscheidungen getroffen hatten und teilweise über eigene Strukturen verfügten. Die größte Herausforderung war dementsprechend auch, alle Anforderungen zu sammeln und sie aufeinander abzustimmen. So wurde beispielsweise der Wunsch geäußert, Studierenden nach Semesterschluss weiterhin Zugriff auf Ihre Daten zu gewähren. Außerdem sollten Dozierende für das kommende Semester wünschen können, ob sie für ein geplantes Seminar einen leeren Kurs in ILIAS erstellen, eine Kopie des letzten Semesters benutzen, zusammen mit anderen Personen das Seminar verwalten oder den Kurs von Grund auf aus einer Vorlage neu erstellen möchten. Daneben wurde eine Anbindung an das zentrale Verwaltungssystem eingerichtet, wodurch wir auch intensiv mit der Informatikabteilung der PHBern zusammenarbeiteten.

Was waren die größten Herausforderungen?

Marcel Raimann: Die größte Herausforderung war sicherlich, auf die Wünsche der einzelnen Institute einzugehen, und gleichzeitig zu verhindern, dass das ganze System aufgrund der multiplen Anforderungen und Wünsche zu kompliziert wird. Ich denke, wir haben hier einen guten Kompromiss gefunden.

Welche Lehren haben Sie aus dem Migrationsprojekt gewonnen und gibt es Dinge, die Sie aus heutiger Sicht besser anders gemacht hätten?

Marcel Raimann: Heute wäre ich eher zurückhaltender gegenüber individuellen Wünschen, und würde stärker darauf achten, dass Abläufe auch institutsübergreifend gleich sind. Dies war zum damaligen Zeitpunkt nicht immer möglich, denn es ging darum, auf die Bedürfnisse aller Beteiligten einzugehen, um überhaupt die Akzeptanz für ein neues, zentrales System zu erhalten.

Was hat Ihnen während und nach dem Projekt am meisten Freude bereitet?

Marcel Raimann: Durch die vielen Gespräche mit unterschiedlichen Menschen erhielt ich Einblick in die internen Abläufe und lernte Personen kennen, auch auf der Ebene der Hochschulleitung. Wie erwähnt führte ich Gespräche mit verschiedensten Menschen, von Assistierenden über Sekretariatsmitarbeitende, Dozierende und Institutsleitende. So kamen sehr unterschiedliche Anforderungen zusammen. Die schönsten Momente waren für mich jeweils die positiven Feedbacks seitens der Benutzer, welche mit dem System arbeiten.

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Teil 1: Interview mit Sonia Coiro, E-Learning-Beraterin und Vorstandmitglied der Vereinigung der Assistierenden (entspricht in Deutschland wissenschaftlichen Mitarbeitenden)
„Ich würde den Wechsel von Moodle auf ILIAS weniger als Migrationsprojekt bezeichnen. Aus meiner Sicht bedeutete der Wechsel eher, die Struktur des LMS für die PHBern vorzubereiten und, darauf aufbauend, ILIAS zu konfigurieren.“

Teil 2: Interview mit Daniel Besmer, Leiter des zentralen Dienstes „Informatik“ und Gesamtprojektverantwortlicher 
„Was heute viel einfacher ist, ist der Erfahrungsaustausch zwischen allen Dozierenden der Grundausbildung wie auch den Dozierenden der Weiterbildung. Diese nutzen heute bloß noch ein einziges Tool, nämlich ILIAS.“