Welche praktischen Vorteile bietet die Suche in elektronischen Datenbanken?

Alle Informationen über ein Medium (z.B. ein Buch), die früher in Bibliotheken auf Karteikarten festgehalten wurden, machen in einer elektronischen Datenbank einen Datensatz aus. Jede Kategorie auf der Karteikarte (Verfasser, Titel, Verlag...) entspricht einem Datenbankfeld.

Während in klassischen gedruckten Bibliothekskatalogen nur nach einer Kategorie gesucht werden kann, gibt es bei elektronischen Datenbanken die Möglichkeit, mehrere Suchfelder zu verknüpfen und damit die Suche einzugrenzen. Man spricht in diesem Zusammenhang auch von "mehrdimensionaler Suche". Wenn Sie beispielsweise alle Titel einer Verfasserin für ein bestimmtes Jahr erhalten wollen, geben Sie den gewünschten Namen in das Datenbankfeld "Autor" oder "Verfasser" ein und verknüpfen das mit dem gewünschten Eintrag im Feld "Jahr" oder "Erscheinungsjahr".

Bei richtiger Vorbereitung auf eine Recherche können Sie mit Hilfe von Datenbanken die Relevanz der Suchergebnisse erheblich steigern. Mehr dazu in der Vertiefung "Suchaufbau".

Wie gelangen Informationen in Datenbanken?

Bevor die Informationen in Form von Datensätzen in die Datenbank gelangen, müssen sie zunächst erschlossen und aufbereitet werden. Dabei wird unterschieden zwischen formaler Erschließung, die alle Daten über ein Dokument oder einen Gegenstand erfasst, und inhaltlicher Erschließung, bei der der Inhalt des betreffenden Dokuments abgebildet werden soll.

Formale Erschließung

Obwohl die Daten "über" ein Dokument objektive Faktendaten sind, können Sie in verschiedenen Datenbanken unterschiedlich aussehen. Der Datensatz zu demselben Buch sieht beim Versandhändler anders aus als im Bibliothekskatalog und wieder anders in der bibliographischen Datenbank. Zum einen liegt das daran, dass verschiedene Informationen, wie z.B. der Preis, nicht in allen Fällen gleich interessant sind. Zum anderen liegt das aber auch am Wert, den die formale Erschließung für den jeweiligen Zweck hat. Ein Bibliothekskatalog ist ein Nachweisinstrument, das im Idealfall unbegrenzt zur Verfügung stehen soll, deswegen muss er kontinuierlich und konsistent geführt werden. Beim Versandhändler werden Bücher aus dem Programm genommen - ihr Nachweis ist nicht mehr wichtig. Die entsprechenden Datensätze verschwinden oder können auch verändert werden.

Inhaltliche Erschließung

Eine inhaltliche Erschließung erfolgt in der Regel über eine der folgenden Möglichkeiten:

• Stichwort: Ein Stichwort ist ein aus einem Dokument oder dessen Titel entnommener Begriff. Im Idealfall ist das Stichwort treffend gewählt, es kann jedoch auch maschinell extrahiert sein.
  In der Regel wird ein Stichwort aus dem Titel eines Dokuments "abgeschrieben" und ist abhängig von dessen Qualität und Aussagekraft. Es muss also nicht zwingend repräsentativ für den Inhalt sein. Dennoch kann man davon ausgehen, daß Autoren sich bemühen, treffende Überschriften zu finden.
  Bei Stichworten handelt es sich nicht um kontrolliertes Vokabular, d.h. sprachliche Aspekte wie z.B. Synonyme oder Singular-Plural-Ausprägungen werden nicht berücksichtigt. Bei der Recherche nach Stichworten kann es daher passieren, das Dokumente, die relevant sind, nicht herausgefiltert werden können.
• Schlagwort/Deskriptor: Im Gegensatz zu den Stichworten handelt es sich bei Schlagworten/Deskriptoren um kontrolliertes Vokabular, d.h. es findet eine intellektuelle Prüfung des Inhalts eines Dokuments statt. Es ist nicht zwingend notwendig, das dieses Wort in dem Dokument vorkommt. Für die Ansetzung von Schlagworten/Deskriptoren gibt es Regeln und Normen (RSWK: Regeln für den Schlagwortkatalog; SND: Schlagwortnormdatei). Damit wird die Relevanz der Treffer bei einer Recherche erhöht. Die Bildung von Schlagwortketten ermöglichen es darüber hinaus, verschiedene Aspekte des Inhalts (z.B. beteiligte Personen, geogprahische Angaben...) abzubilden.
• Systematik/Klassifikation: Wissensgebiete werden in der Regel mit Hilfe einer Systematik/Klassifikation erschlossen. Die Begriffe innerhalb einer Klassifikation sind hierarchisch, meist als Baumstruktur, aufgebaut, d.h. es gibt allgemeinere Oberbegriffe und speziellere Unterbegriffe. Die Unterbegriffe erben alle Eigenschaften der Oberbegriffe.
  Beispiel: Der Oberbegriff ist Pflanze - ein Baum ist eine Pflanze - eine Tanne ist ein Baum usw.
  Diese Struktur ermöglicht es, sich einem Wissensgebiet bzw. einem Teilaspekt eines Wissensgebietes über Detailinformationen zu nähern und einen Überblick über die gesamte Literatur, die einer Systemstelle (z.B. Tanne) zugeordnet ist, zu bekommen.
• Thesaurus: Ein Thesaurus ist eine umfassende Wortsammlung in der Regel zu einem wissenschaftlichen Themengebiet (z.B. Standard Thesaurus Wirtschaft oder Getty Thesaurus of Geographic Names). Bei den Schlagworten/Deskriptoren in einem Thesaurus handelt es sich um kontrolliertes Vokabular (siehe Schlagwort/Deskriptor). Im Gegensatz zu einer klassischen Systematik/Klassifikation ist ein Thesaurus polyhierarhisch aufgebaut, d.h. es gibt nicht nur Ober- und Unterbegriffsbeziehungen, sondern darüber hinaus Assoziations- und Äquivalenzbeziehungen. Äquivalenzbeziehungen werden für Synonyme verwendet, also z.B. Systematik und Ordnung. Assoziationsbeziehungen bezeichnen homonyme Beziehungen, also z.B. Kiefer (Nadelbaum) und Kiefer (Anatomie). Alle Beziehungen innerhalb des Thesaurus werden durch Verweise angezeigt.
• Abstract: Ein Abstract ist die kurze inhaltliche Zusammenfassung eines Textes. Es muss in einer natürlichen Syntax geschrieben sein und darf im Gegensatz zu einer Rezension keine Wertung enthalten.  

Inhaltliche Erschließung ist nicht lückenlos

Sie werden bei der Recherche immer wieder feststellen, dass die in einer Systematik/Klassifikation oder einem Schlagwortkatalog verwendeten Begrifflichkeiten Ihren Bedarf nicht abdecken. Das liegt unter anderem daran, dass die Vergabe von Schlagworten eine intellektuelle und damit eine sehr individuelle Entscheidung von Personen oder Personengruppen ist. Das Verständnis von Begrifflichkeiten kann variieren. Daher ist es nötig, sich vor der Recherche mit dem gewählten Erschließungsinstrument und dem dort verwendeten Vokabular vertraut zu machen. Um eine Frustration durch ergebnislose Suche zu vermeiden, sollten Sie ggf. zunächst den Einstieg über allgemeine, möglichst eindeutige Begriffe suchen.
Es gibt eine Fülle von elektronischen Fachdatenbanken, die sich teilweise identischer Wissensgebiete annehmen, sich aber dennoch bei der Vergabe von Schlagworten/Deskriptoren durchaus unterschiedlicher Terminologie bedienen. Auch hier gilt: Sich vorher mit der Datenbank und ihrem Profil vertraut zu machen vermeidet zeitaufwändiges, trefferfreies Suchen.